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Das Buchhaltungsprogramm invoiz – ein Erfahrungsbericht*


Freiberufler zu sein, heißt nicht nur, an verschiedenen Projekten zu arbeiten und sich die Zeit relativ frei einteilen zu können. Selbständig zu arbeiten, bedeutet für mich, dass ich mich neben dem künstlerischen und kreativen Teil, der Fotografie und Projektentwicklung, auch um das kümmern muss, was dahintersteckt. Dazu gehört auch die Buchhaltung: Angebote schreiben, Rechnungen stellen und Zahlungseingänge kontrollieren.

Dem einen machen solche Tätigkeiten mehr Spaß, dem anderen weniger. Außer Frage steht aber, dass sie zur Tätigkeit von Freiberuflern dazugehören. Für mich kommt noch etwas anderes hinzu: Als Fotograf bin ich viel unterwegs. Oft versuche ich, mit möglichst wenig Gepäck zu reisen. Dann verzichte ich auf einen Laptop und nehme nur Smartphone und Tablet mit, um alles zu organisieren: Hotels buchen, Fotos bearbeiten, Blogbeiträge schreiben. Und auch die Buchhaltung erledige ich oft von unterwegs, mit dem Smartphone und Tablet.

Auf der Suche nach einer Lösung, die mir möglichst viele Aufgaben bei der Buchhaltung abnimmt und zugleich auf meinen mobilen Geräten zu nutzen ist, bin ich auf invoiz gestoßen – eine App, die ich in den letzten Wochen ausführlich testen konnte. Mit dem Programm kann ich nicht nur Angebote und Rechnungen schreiben. Besonders gefällt mir, dass invoiz auch Zahlungseingänge kontrolliert und mir damit eine eher lästige Arbeit abnimmt.

Einfach zu benutzen

Die App ist einfach zu benutzen, die einzelnen Funktionen sind selbsterklärend. Deshalb möchte ich nur auf zwei Aspekte näher eingehen: die erstmalige Einrichtung der App und die für mich wichtigsten Funktionen.

  1. invoiz verspricht, dass es die erste Rechnung innerhalb von 30 Sekunden erstellen kann. Ich habe die Zeit nicht gestoppt. Aber lange habe ich tatsächlich nicht dafür gebraucht. Um die App einzurichten, empfehle ich, die Desktop-Version zu nutzen, da dort alle Funktionen zur Verfügung stehen und das Einrichten insgesamt komfortabler zu bewerkstelligen ist. Eine Reihe von Standardformulierungen, die auf der Rechnung erscheinen, sind bereits enthalten. Es lohnt aber, die Formulierungen den eigenen Bedürfnissen entsprechend anzupassen. Die App kann auch mit dem eigenen Bankkonto verknüpft werden. Der Vorteil: Die App registriert auch die Zahlungseingänge und verschickt gegebenenfalls automatisierte Mahnungen. Die einmal eingefügten Kunden werden automatisch in die Kundendatenbank übernommen. Ebenfalls automatisch in die Datenbank werden die in Rechnung gestellten Artikel oder Leistungen übernommen. Ein Hinweis: Nach jedem Schritt in der Webversion das Zwischenspeichern nicht vergessen. Die Rechnungsnummerierung kann eigenen Wünschen angepasst werden und erfolgt automatisch – auch das ist aus meiner Sicht eine Erleichterung. Ist die Rechnung fertig, kann ein Entwurf ausgegeben werden (z. B. als PDF-Datei). Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn ein Kunde Sonderwünsche bezüglich dessen hat, was auf der Rechnung stehen soll. Ist die Rechnung erstellt, kann sie nur geändert werden, indem sie storniert und rechnungstechnisch neu erstellt wird. Bei der Stornierung wird auch der Stornierungsgrund abgefragt, um gegenüber dem Finanzamt die Stornierung zu begründen.

  2. Die invoiz-App erleichtert mir den Überblick über meine finanzielle Situation. So schätzt sie aufgrund eines angenommenen Jahreseinkommens ein, wie hoch die Steuerlast sein wird, und sie gibt auch an, wie hoch die abzuführende Umsatzsteuer ist. Über das Konto getätigte Ausgaben können auch von der App als Ausgaben erfasst werden. Und über eingegangene Zahlungen informiert mich das Programm per E-Mail. So erspare ich mir das Einloggen in mein eigenes Konto. Für mich ist das eine enorme Erleichterung beim Verwalten meiner Rechnungen. Und noch ein Punkt ist für mich ein großer Vorteil: Das Programm gibt mir auch alle Rechnungen einschließlich einer Rechnungsübersicht aus, um sie dem Steuerberater übergeben zu können. Vorbei die Zeiten, in denen man unterwegs eine Rechnung auf einem mobilen Endgerät schrieb und dann vergaß, sie in den entsprechenden Ordner auf dem Desktop-Rechner zu kopieren.

Spielerischer Anreiz

Die App hat auch eine spielerische Komponente: Für verschiedene Aktivitäten (Einloggen, Rechnungen schreiben) erhält man Gutschriften, die man gegen einen zusätzlichen Nutzungsmonat einlösen kann. Viele erfolgreiche Apps (und letztlich auch Bonusprogramme) nutzen solche spielerischen und wettbewerbsorientierten Elemente, um Nutzer zu binden. Bei invoiz ist das für all jene Nutzer ein Anreiz, die das Rechnung schreiben und Mahnen als unangenehm empfinden. Buchhaltung scheint für manche Freiberufler schlimmer als ein Besuch beim Zahnarzt. Diesen Selbständigen kann es durchaus helfen, wenn die App sie für das Schreiben von Rechnungen auch belohnt.

*Das Programm invoiz wurde mir kostenlos zur Verfügung gestellt.

#invoiz #Rechnungsprogramm